Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Concipio Expert Network (CEN), erreichbar unter concipio-experts.com, gemäß Art. 13 DSGVO.

1. Verantwortlicher

concipio management solutions GmbH, Schlehenring 20, 89182 Bernstadt, Deutschland.
Geschäftsführer: Jörg Frommeyer · E-Mail: info@concipio-online.com

2. Hosting, Infrastruktur & Verfügbarkeit (IONOS, Deutschland)

Die Plattform wird auf eigener Serverinfrastruktur bei der IONOS SE (Deutschland) betrieben (Docker-/PostgreSQL-Umgebung). Beim Aufruf werden technisch notwendige Server-Logdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Browsertyp). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es findet keine Weitergabe an US-CDNs statt.

Zur Sicherstellung von Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit betreiben wir neben dem Primärserver ein unabhängiges Standby-System (ebenfalls IONOS, Deutschland). Hierzu werden Datenbankinhalte repliziert, benötigte Dateien synchronisiert und Sicherungen erstellt; im Störungsfall kann der Betrieb auf das Standby-System umgeschaltet werden. Alle diese Verarbeitungen finden auf Infrastruktur in Deutschland statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betriebssicherheit, Ausfallschutz).

Zur Sicherung erstellen wir regelmäßige Backups; ein zusätzliches, örtlich getrenntes Backup (Off-Box) liegt bei einem Speicherdienst der IONOS-Gruppe (HiDrive, Deutschland). Zum externen Verfügbarkeits-Monitoring wird UptimeRobot eingesetzt, das ausschließlich die Erreichbarkeit prüft (keine Verarbeitung von Profil- oder Mitgliedsinhalten).

3. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige, funktionale Cookies (insbesondere ein Login-/Session-Token, gesetzt mit HttpOnly, Secure und SameSite). Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt und keine Reichweitenmessung Dritter eingesetzt. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

4. Welche Daten wir verarbeiten

Expertenprofil: Name, beruflicher Werdegang, Schwerpunkte, Mandate/Erfolge, optionale Erfolgs-Headline, Branchen/Regionen, Verfügbarkeit, optional Profilfoto sowie – falls hochgeladen – Ihr Lebenslauf (PDF/DOCX). Optional ein kurzes Video-Interview. Für Kontakt und Zugang Ihre E-Mail-Adresse.

Auftraggeber: Situationsbeschreibung/Mandatsanfrage und Kontaktdaten zur Kontaktanbahnung.

Zahlungsdaten: Bei kostenpflichtiger Mitgliedschaft Vertrags-, Abrechnungs- und Transaktionsdaten (siehe §7).

Community/Austausch: Beiträge in „Frag die Runde", vertraulichem 1:1-Sparring und Werkstattgesprächen, inkl. Termin-/Teilnehmerdaten und ggf. Audio-/Videodaten.

Zertifizierung (CEN Certified): Angaben und Nachweise zu Track Record, KPIs, Referenzen, Fachlichkeit sowie Identitäts-/Profilqualität.

Benachrichtigungen/Radar: E-Mail-Adresse und Präferenzen für Service-Nachrichten, Alerts und – bei Einwilligung – Wochenimpulse; für das Mandate-Radar ggf. Hinweise aus öffentlich zugänglichen Quellen entsprechend Ihrer Alert-Einstellungen.

5. Zwecke & Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der Mitgliedschaft und der Vermittlungs-Infrastruktur sowie Abwicklung kostenpflichtiger Leistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Einwilligung, wo eingeholt – etwa öffentliche Anzeige einer anonymen Erfolgs-Headline, Wochenimpulse/Newsletter, optionale Community-Sichtbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb, Missbrauchsabwehr und Ausfallsicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Login, Sitzungen & Sicherheit

Der Zugang erfolgt passwortlos über einen per E-Mail zugesandten Anmeldelink (Magic Link). Session-Cookies werden mit Secure, HttpOnly und SameSite ausgegeben. Wir setzen technische Schutzmaßnahmen gegen Missbrauch ein (u. a. Zugriffsbeschränkung identitätsbezogener Inhalte auf Berechtigte, Rate-Limits auf sensiblen Funktionen). Anmeldelinks sind zeitlich befristet.

7. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für kostenpflichtige Mitgliedschaften (z. B. „CEN Basis", „CEN Certified") nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) bzw. Stripe, Inc. Bei einer Zahlung verarbeiten Stripe und wir die hierfür erforderlichen Zahlungs-, Vertrags- und Transaktionsdaten (z. B. Betrag, Zahlungsmittelreferenz, Rechnungsangaben). Die vollständigen Zahlungsmitteldaten (z. B. Kartennummer) werden unmittelbar von Stripe verarbeitet; wir speichern sie nicht. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit dabei eine Übermittlung in die USA erfolgt, ist diese durch geeignete Garantien (EU-Standardvertragsklauseln) abgesichert. Rechnungs- und Transaktionsdaten werden nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. bis zu 10 Jahre) aufbewahrt.

8. Auftragsverarbeiter & Drittlandtransfer

Plattform- und Primärdatenverarbeitung erfolgen auf eigener Infrastruktur bei IONOS in Deutschland. Für die KI-gestützte Aufbereitung und Bewertung bestimmter freiwillig eingegebener Profilinhalte nutzen wir einen Dienst der Anthropic PBC (USA) als Auftragsverarbeiter; hierbei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln. Wir sind bestrebt, vor externer Verarbeitung nicht mehr Daten zu übergeben als erforderlich (Datenminimierung).

E-Mails versenden wir über den SMTP-Dienst der IONOS SE (Deutschland). Das Video-Interview wird auf eigener Infrastruktur (Jitsi, Deutschland) verarbeitet – keine Weitergabe an Dritte. Zahlungen über Stripe (siehe §7).

9. Anonymität & öffentliche Sichtbarkeit (Double-Blind)

Ihr Profil ist standardmäßig anonym. Ihr Klarname und Ihre vollständigen Angaben werden erst sichtbar, wenn Sie eine konkrete Kontaktanfrage aktiv annehmen. Eine hinterlegte Erfolgs-Headline kann anonym (ohne Namen und Firmennamen) angezeigt werden. Vor Freigabe eines Profils prüfen wir auf identifizierende Angaben; wir vermeiden öffentlich erratbare interne Kennungen und halten Schnittstellen-Antworten auf das für die jeweilige Ansicht Erforderliche begrenzt.

Öffentliches Schaufenster-Profil (freiwillig): Sie können Ihr Profil auf eigenen Wunsch als öffentlich sichtbares „Schaufenster-Profil" schalten. In diesem Fall werden Ihr Klarname, ein Profilfoto, ein etwaiges Video-Interview, Ihr Lebenslauf sowie eine Direktkontakt-Möglichkeit öffentlich sichtbar – also auch für nicht angemeldete Personen und Suchmaschinen – und der Profil-Link ist teilbar (z. B. auf LinkedIn). Die Aktivierung erfolgt ausschließlich durch Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar; nach Widerruf wird Ihr Profil wieder anonymisiert dargestellt. Ihre Anonymität in der Auftraggeber-Suche bleibt hiervon unberührt, Mandate bleiben anonymisiert (keine Klientennamen). Für das Teilen auf LinkedIn wird lediglich ein Link gesetzt; es werden dabei keine Tracking-Dienste oder Cookies Dritter auf unserer Seite eingebunden.

10. CEN Certified & Bewertung

Im Rahmen von CEN Certified werden eingereichte Angaben und Nachweise geprüft und bewertet. Ein etwaiges automatisiertes (Teil-)Scoring dient der Vorstrukturierung; eine abschließende, für Sie erhebliche Entscheidung (z. B. Ablehnung einer Zertifizierung) erfolgt nicht allein automatisiert, sondern unter menschlicher Prüfung. Sie können hierzu Ihren Standpunkt darlegen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO).

11. Mandate-Radar & Alerts

Auf Wunsch informieren wir Sie über passende Situationen. Hierfür werten wir Hinweise aus öffentlich zugänglichen Quellen anhand Ihrer Alert-Präferenzen aus und versenden Benachrichtigungen. Zweck ist ausschließlich die relevante Information angemeldeter Mitglieder; eine verdeckte Profilbildung Dritter findet nicht statt. Sie können Alerts jederzeit anpassen oder abbestellen. Rechtsgrundlage: Einwilligung bzw. berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. a/f DSGVO).

12. Benachrichtigungen & Newsletter

Wir unterscheiden vertragsnotwendige Service-Nachrichten (z. B. Anmeldelinks, Zahlungs-/ Statusmitteilungen, Werkstatt-Erinnerungen) von freiwilligen Inhalten (z. B. Wochenimpulse, Alerts-Digest). Vertragsnotwendige Nachrichten erhalten Sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; freiwillige Inhalte auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (Abmeldelink).

13. Uploads, Community-Inhalte & Nutzungsregeln

Für Lebenslauf-Uploads gelten Format- und Größenbeschränkungen. Bei der Profil-Erstellung (vor Abschluss einer Mitgliedschaft) wird aus einem hochgeladenen Lebenslauf nur der Textinhalt extrahiert; die Originaldatei wird dabei nicht dauerhaft gespeichert.

Für Community-Funktionen (Frag die Runde, 1:1-Sparring, Werkstattgespräche) gilt: Bitte stellen Sie keine vertraulichen Kundenunterlagen, Geschäftsgeheimnisse oder personenbezogenen Daten Dritter ohne entsprechende Berechtigung ein.

13a. CEN Partnerprogramme

Im Mitgliederbereich stellen Anbieter Partnerprogramme vor. Wenn Sie bei einem Programm „Interesse zeigen“ und dies bestätigen, übermitteln wir dem Anbieter Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Fachgebiet, damit er Sie direkt kontaktieren kann. Weitere Daten erhält der Anbieter nicht. Ohne Ihre Bestätigung erhält kein Anbieter Daten von Ihnen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über „Interesse zurückziehen“ auf der Programmseite. Bereits übermittelte Angaben verarbeitet der Anbieter ab Empfang in eigener Verantwortung.

Anbieter erscheinen nicht in unseren E-Mails an Mitglieder und erhalten keine Mitgliederlisten. Für Anbieter verarbeiten wir die Angaben zum Programm, die Kontaktdaten des Ansprechpartners, die Anmeldung zum Partnerzugang und die Zahlungsdaten (über Stripe, siehe Ziffer 7) zur Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

13b. WhatsApp-Kontakt

Mitglieder können freiwillig angeben, dass sie über WhatsApp erreichbar sind. Dafür speichern wir die eingetragene Mobilnummer und Ihre Einstellung. Angezeigt wird nur ein WhatsApp-Symbol neben Ihrem Namen. Sie wählen selbst, wer es sieht: die Mitglieder Ihrer Region im Regionsraum, solange Sie dort mit Namen sichtbar sind, oder zusätzlich alle Mitglieder in der Mitglieder-Galerie, solange Sie dort sichtbar sind. Die Nummer selbst wird nicht angezeigt; sie ist aber in dem Link enthalten, der WhatsApp öffnet. Gäste und Auftraggeber sehen das Symbol nie, ebenso wenig erscheint es in anonymen Profilen und bei „Frag die Runde“. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Einstellung in Ihrem Mitgliederbereich ausschalten oder die Nummer löschen.

Nachrichten, die Mitglieder über WhatsApp austauschen, laufen nicht über unsere Plattform. Wir sehen sie nicht und speichern sie nicht. Für WhatsApp gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters (WhatsApp Ireland Ltd.).

13c. Nachrichten zwischen Mitgliedern

Mitglieder mit freigegebenem Profil können Mitgliedern, die sich für Kolleginnen und Kollegen sichtbar gemacht haben, über das Nachrichtencenter schreiben. Dafür speichern wir, wer mit wem ein Gespräch führt, die Zeitpunkte der Nachrichten und ihren Inhalt. Der Inhalt wird verschlüsselt (AES-256-GCM) auf unserem eigenen Server in Deutschland gespeichert. Es gibt keine Ansicht für Administratoren; wir lesen nicht mit. Über eine neue Nachricht informieren wir Sie per Mitteilung auf Ihren Geräten und per E-Mail, jeweils ohne den Inhalt der Nachricht.

Sie können ein Gespräch jederzeit löschen. Es verschwindet dann aus Ihrem Nachrichtencenter; Ihr Gegenüber behält seine Ansicht, bis auch es das Gespräch löscht. Gespräche ohne Aktivität löschen wir nach 12 Monaten automatisch. Rechtsgrundlage ist die Erbringung der Leistungen Ihrer Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

13d. KI-Hilfe

Im Mitgliederbereich beantwortet eine KI-Hilfe Fragen zur Bedienung der Plattform. Ihre Frage wird dazu an unseren KI-Dienstleister Anthropic übermittelt, wie bei den übrigen KI-Funktionen (siehe dort). Wir speichern die Frage, die Antwort und Ihre Rückmeldung ohne Bezug zu Ihrer Person, um die Plattform verständlicher zu machen. Bitte geben Sie in der Hilfe keine personenbezogenen Daten ein. Geben Sie eine Frage ausdrücklich an das CEN-Team weiter, erhalten wir sie mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse, damit wir antworten können. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer verständlichen Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

13c. Veranstaltungen von Mitgliedern und Anmeldung von Gästen

Mitglieder können eigene Veranstaltungen anlegen und über einen persönlichen Einladungslink auch Gäste einladen, die nicht Mitglied sind. Melden Sie sich als Gast an, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Zeitpunkt der Anmeldung. Wir verwenden diese Angaben, um Ihnen die Bestätigung, einen Kalendereintrag, Erinnerungen und gegebenenfalls eine Absage zu senden, und geben Name und E-Mail-Adresse an das Mitglied oder die Mitglieder weiter, die die Veranstaltung ausrichten (Gastgeber). Richten mehrere Mitglieder eine Veranstaltung gemeinsam aus, hat jeder Gastgeber einen eigenen Einladungslink. Wir speichern, über wessen Link Sie sich angemeldet haben, und zeigen dies den Gastgebern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Mitglieder, die als Mitgastgeber angefragt werden, erscheinen erst nach ihrer Zusage mit Namen, Profilfoto und Profilzeile auf der Einladungsseite.

Nach der Veranstaltung, spätestens sechs Stunden nach ihrem Beginn, und nach einer Absage sofort löschen wir Ihre Angaben automatisch. Das gilt nicht, wenn Sie zusätzlich angekreuzt haben, dass wir Sie über künftige Veranstaltungen des Concipio Expert Network informieren dürfen. Dann speichern wir Name und E-Mail-Adresse in unserer Kontaktliste, bis Sie widerrufen. Beide Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über die Abmeldung auf der Einladungsseite oder per E-Mail an uns. Für die Angaben, die die Gastgeber von uns erhalten, ist jeder Gastgeber selbst verantwortlich.

14. Speicherdauer & Löschung

Profil-Erstellung ohne Mitgliedschaft: hochgeladenes Foto, extrahierter CV-Text und generierte Profilentwürfe sowie sonstige eingegebene Angaben werden nach 24 Stunden automatisch gelöscht.

Mitgliedschaft: Profil-, Zertifizierungs- und Community-Daten für die Dauer der Mitgliedschaft; nach Beendigung Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Weitere Richtwerte: Server-Logdaten werden regelmäßig turnusmäßig gelöscht; Sicherungskopien (Backups) werden im Rahmen des Backup-Zyklus überschrieben; Rechnungs-/Transaktionsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. bis zu 10 Jahre). Konkrete Fristen werden intern im Lösch- und Aufbewahrungskonzept festgelegt.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (info@concipio-online.com). Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (für uns zuständig: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg).

Stand: September 2026 · Version 2.1.